Untuk para GALAUERS

Pantaskah kita mengeluh...???

Ketika kita mengeluh : " Ahhh mana mungkin...." Allah menjawab : "Sesungguhnya keadaan-Nya apabila Dia menghendaki sesuatu hanyalah berkata kepadanya: “Jadilah!” Maka terjadilah ia". (QS. Yasin : 82)

Ketika kita mengeluh : " Capek banget gw ..." Allah menjawab : "dan Kami jadikan tidurmu untuk istirahat". (An Naba' : 9)

Ketika kita mengeluh : " Berat banget ya, gak sanggup rasanya " Allah menjawab : “Allah tidak membebani seseorang melainkan sesuai dengan kesanggupannya. Ia mendapat pahala (dari kebajikan) yang diusahakannya dan ia mendapat siksa (dari kejahatan) yang dikerjakannya. (Mereka berdoa):” Ya Tuhan kami, janganlah Engkau hukum kami jika kami lupa atau kami tersalah. Ya Tuhan kami, janganlah Engkau bebankan kepada kami beban yang berat sebagaimana Engkau bebankan kepada orang-orang yang sebelum kami. Ya Tuhan kami, janganlah Engkau pikulkan kepada kami apa yang tak sanggup kami memikulnya. Beri maaflah kami; ampunilah kami; dan rahmatilah kami. Engkaulah Penolong kami, maka tolonglah kami terhadap kaum yang kafir “. (QS. Al Baqarah : 286)

Ketika kita mengeluh : " Streesss nih,,panik gw..." Allah menjawab : ” (Yaitu) orang-orang yang beriman dan hati mereka menjadi tenteram dengan mengingat Allah. Ingatlah, hanya dengan mengingati Allah-lah hati menjadi tenteram ". (QS. Ar Ra'd : 28)

Ketika kita mengeluh : " Yaaaahhh, ini mah semua bakal sia-sia.." Allah menjawab : “Barangsiapa yang mengerjakan kebaikan seberat dzarrahpun, niscaya dia akan melihat (balasan)nya”. (QS. Al  Zalzalah : 7)

Ketika kita mengeluh : " Gile aje, gw sendirian...ga ada seorangpun yang mau bantuin." Allah menjawab : “Dan Tuhanmu berfirman: “Berdoalah kepada-Ku, niscaya akan Kuperkenankan bagimu. Sesungguhnya orang-orang yang menyombongkan diri dari menyembah-Ku akan masuk neraka Jahannam dalam keadaan hina dina”. (QS. Al Mukmin : 60)

Ketika kita mengeluh : " Duhh,,sedih bangte deh gw..." Allah menjawab : “ Jikalau kamu tidak menolongnya (Muhammad) maka sesungguhnya Allah telah menolongnya (yaitu) ketika orang-orang kafir (musyrikin Mekah) mengeluarkannya (dari Mekah) sedang dia salah seorang dari dua orang ketika keduanya berada dalam gua, di waktu dia berkata kepada temannya: “Janganlah kamu berduka cita, sesungguhnya Allah beserta kita.” Maka Allah menurunkan ketenangan-Nya kepada (Muhammad) dan membantunya dengan tentara yang kamu tidak melihatnya, dan Allah menjadikan seruan orang-orang kafir itulah yang rendah. Dan kalimat Allah itulah yang tinggi. Allah Maha Perkasa lagi Maha Bijaksana”. (QS. At Taubah : 40)

Kita semua yang mulai galau atas perhatian Allah yang serasa jauh dari kita paahal sebaliknya Allah selalu dekat. Dan apabila hamba-hamba-Ku bertanya kepadamu tentang Aku, maka (jawablah), bahwasanya Aku adalah dekat. Aku mengabulkan permohonan orang yang mendoa apabila ia berdoa kepada-Ku, maka hendaklah mereka itu memenuhi (segala perintah) Ku dan hendaklah mereka beriman kepada-Ku, agar mereka selalu berada dalam kebenaran. (QS. Al Baqarah : 186)

TRAGEDI WTC

Siapa sangka kejadian 11 September 2001 Tertulis dalam Al Quran

Ternyata Allah telah memberikan kabarnya 14 abad yang lalu tanpa diketahui oleh manusia.

Ini adalah salah satu Mu'jizat Al Quran yang telah membuktikan kejadian pada masa yang akan datang

Tragedi WTC ada pada surat At Taubah 109

Terjemahan :

“Maka apakah orang-orang yang mendirikan masjidnya di atas dasar takwa kepada Allah dan keridhaan (Nya) itu yang baik, ataukah orang-orang yang mendirikan bangunannya di tepi jurang yang runtuh, lalu bangunannya itu jatuh bersama-sama dengan dia ke dalam neraka Jahannam? Dan Allah tidak memberikan petunjuk kepada orang-orang yang zalim”

Pada surat At Taubah diatas disebutkan kata di tepi jurang yang runtuh yang dalam bahasa arabnya "JURUFIN HAR". Ulama tafsir dulu menterjemahkan kata ini sebagai "tepi jurang yang runtuh", ternyata 14 abad kemudian kata tersebut menjadi nama sebuah jalan di kota New York tempat berdirinya WTC yaitu jalan JERF HAR.

Subhanallah...!!!!

Kita ingat kejadian WTC runtuh pada tanggal 11 September 2001

Mari kita lihat beberapa kesamaan (yang mestinya bukan hanya kebetulan semata-mata) :

1.      Tanggal 11 adalah tanggal terjadinya tragedi WTC, apakah suatu kebetulan bila surat At Taubah terletak pada juz ke 11

2.      Bulan terjadinya tragedi itu adalah bulan September (bulan ke 9), apakah suatu kebetulan jika surat At Taubah berada pada uruan ke-9 di dalam Al Quran

3.      Tahun terjadinya tragedi itu adalah tahun 2001, apakah suatu kebetulan juga jika surat At Taubah terdiri dari 2001 huruf

4.      Jumlah tingkat di gedung WTC ada 109 tingkat, sekali lagi apakah suatu kebetulan bila hal tersebut sudah tertulis di surat At Taubah

Subhanallah...!!!

Maha Suci Allah dan Sungguh benar Muhammad adalah Rasul-Mu dan Sungguh benarlah firman-Mu

(REPOST)

TUGAS UAS MATKUL PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSI

KONSEP JUST IN TIME (JIT) PADA INVENTORY

(ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU

PT. TIPOTA INDONESIA)

Oleh :

Muh Ikhsan Hariadi[*]

I.              Gambaran Umum Perusahaan

PT. Tipota Indonesia didirikan pada tahun 1992, Tipota Indonesia sudah beroperasi selama 14 tahun. Walaupun pada dasarnya menurut perkembangan perusahaan berawal dari suatu usaha yang berskala relatif kecil di daerah kelurahan Krapak Jepara, kemudiaan berturut – turut pindah ke kelurahan Senenan Jepara dan kelurahan Krasak Jepara dan terakhir berlokasi di desa Bandung Rejo Rt 03 Rw III Kecamatan Kalinyamatan Kabupaten Jepara sebagai gudang I dan juga sebagai kantor pusat dan juga didesa Lebuawu Kecamatan Pecangaan Kabupaten Jepara sebagai gudang II.

PT. Tipota merupakan perusahaan yang berstatus Penanam Modal Asing (PMA) yang didirikan oleh seorang berkewarganegaraan Denmark yaitu Niki Nasr dan resmi secara hukum berdiri pada tanggal 05 Juli 2003, sesuai dengan akta notaris Iranadi, SH No: 6 tanggal 07 Juli 2003.

PT. Tipota merupakan satu dari sekian banyak perusahaan di Jepara yang bergerak dibidang furniture. Dengan kapasitas container sebesar 15 container perbulan untuk ukuran 40 foot. Tipota berusaha untuk mencapai standard produksi dengan meningkatkan fasilitas produksi seperti ruang Oven, Milling, Heater dan Finishing yang standard. Sehingga diharapkan dalam beberapa bulan kedepan bisa meningkatkan kapasitas output yang dihasilkan sebesar 30 % dari kapasitas sekarang. Selain meubel dari kayu, PT. Tipota juga memproduksi produk meubeller maupun asesoris yang berbahan rotan, synthetic, kulit, aluminium dan stainless steel.

Sampai saat ini market share dari PT Tipota menjangkau ke beberapa benua seperti:

1) Eropa yang merupakan pangsa pasar utama dan meliputi Negara:

a) Denmark                       d) Italia

b) Belanda                         e) Belanda

c) Spanyol                         f) Spanyol

2) Asia

a) Arab c) Korea

b) Jepang d) Jordania

3) Amerika

a) USA

b) Mexico

4) Australia: Australia

5) Afrika: Egypt (Mesir)

Sampai saat ini PT. Tipota terus berusaha untuk mempertahankan market sharenya dengan melakukan promosi melalui media pameran tahunan di berbagai kota besar Eropa seperti Milano Fair, Valencia Fiera dan Singapore Expo.

Struktur Organisasi

1) Nama Perusahaan : PT. TIPOTA

2) Alamat Kantor : Bandung Rejo Rt 03 Rw III Kalinyamatan Jepara

3) Bidang Usaha : Production, Finishing dan Furniture Exporter

4) Tahun berdiri : 2003

5) Jumlah Karyawan : 250 an orang

6) Kapasitas produksi : 15 container perbulan

7) Owner : Niki Nasr

8) Manager : Sulistiono

9) Personalia : Ali Muhtar, SE

II.           Masalah yang Dihadapi Perusahaan

PT. Tipota merupakan perusahaan yang bergerak dibidang industri furniture, yang kegiatan utamanya adalah memproduksi mebel. Bahan baku yang digunakan dalam proses produksi furniture ini adalah kayu jati dan dalam pelaksanaan proses produksinya bahan baku tersebut selalu tersedia untuk kelancaran proses produksi. Oleh sebab itu perlu dilaksanakan perencanaan dan pengendalian bahan baku. Perusahaan harus bisa mengelola persediaan dengan baik agar dapat memiliki persediaan yang seoptimal mungkin demi kelancaran operasi perusahaan dalam jumlah, waktu, mutu yang tepat serta dengan biaya yang serendah rendahnya

Dalam  tulisan  ini,  penulis menemukan suatu permasalahan yang sedang dialami oleh PT. Tipota yaitu persediaan bahan baku pada PT.Tipota belum direncanakan dengan baik sehingga persediaan bahan baku yang diperusahaan kurang optimal dan proses produksi tidak dapat berjalan dengan lancar. Hal ini disebabkan karena kurangnya persediaan bahan baku yang ada digudang. Hal tersebut terlihat pada saat PT.Tipota mendapatkan pesanan produk mebel, perusahaan tersebut baru melakukan pembelian bahan baku sehingga apabila terjadi keterlambatan datangnya bahan baku perusahaan tidak bisa melakukan proses produksi

Sebelumnya juga pernah terjadi stock out, yaitu pada PT. Tipota akan melakukan produksi yang membutuhkan bahan baku sebesar 940,21m³ tetapi bahan baku yang tersedia hanya 845,23 m³ Disisi lain perusahaan juga pernah terjadi kelebihan bahan baku, sehingga terjadi pemborosan modal kerja yang tertananm dalam persediaan bahan baku tersebut. Ini terjadi pada saat perusahaan melakukan pembeliaan sebanyak 1.110,43 m tetapi bahan baku yang digunakan hanya sebanyak 1.100,11 m³. .

Pada sisi lain karena harga bahan baku yang terus naik, perusahaan juga berusaha menimbun bahan baku dengan membeli bahan baku dalam jumlah yang cukup besar untuk mendapatkan keuntungan membeli bahan baku dengan harga yang murah. Tetapi terkadang perusahaan juga sering mengalami kekurangan bahan baku yang mengakibatkan perusahaan tidak siapuntuk melayani permintaan konsumen sehingga pesanan akan produk terpaksa ditolak oleh perusahaan.

Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan  ini adalah kurang baiknya perkiraan kebutuhan produksi yang menyebabkan shortage dan overstock, sehingga dibutuhkan peramalan terhadap demand yang memperhatikan pola permintaan masa lalu disertai dengan penggunaan model persediaan yang dapat mengantisipasi adanya kenaikan dan penurunan order sehingga didapatkan biaya total persediaan minimal. Jadi dapat disimpulkan bahwa bahwa perusahaan

belum menggunakan metode yang tepat untuk menentukan berapa besar jumlah

bahan baku dan kapan tersebut dipesan.

III.        Solusi yang Dilakukan Perusahaan

Untuk mengetahui kebutuhan bahan baku dilakukan dengan menggunakan metode trend projection, kemudian dilanjutkan dengan menentukan hubungan antara EOQ, Safety Stock, ROP dan Maximum Inventory bahan baku. Dengan menerapkan sistem pengendalian dengan model EOQ ini diharapakn perusahaan mampu menciptakan suatu kontrol persediaan yang berbasis Just in Time (JIT)

Perusahaan dapat melakukan peramalan akan kapan waktu memesan bahan baku, kapan menyimpan dan kapan memakai sehingga tidak akan terjadi penumpukan bahan baku di gudang. Hal ini dilakukan perusahaan dengan mengintegrasikan model perencanaan dan penegndalian antara komponen pendukung konsep JIT yaitu EOQ, Safety Stock, ROP dan Maximum Inventory bahan baku.

Namun, dalam impleemtasi metode EOQ yang telah diungkapkan penulis tidak dapat dilaksanakan dengan optimal pada PT. Tipota Furnishing karena faktor modal yang tidak selalu tersedia setiap saat bila akan diadakan pembelian. Meskipun fasilitas penyimpanan yang dimiliki oleh PT. Tipota Furnishing sangatlah memenuhi, sehingga batas minimal persediaan yang harus digudang menurut perhitungan EOQ dapat dilaksanakan pada kondisi dilapangan.

Oleh sebab itu, penggunaan metode EOQ pada PT. Tipota Furnishings merupakan Opportunity Cost bagi perusahaan karena dengan menjalankan kebijakan persediaan bahan baku yang dijalankan perusahaan selama ini, perusahaan mengorbankan penghematan biaya bila menggunakan metode EOQ.

IV.        Landasan Teori

4.1    Persediaan

Untuk memperjelas pengertian tentang persediaan, ada beberapa pendapat

tentang persediaan. Pengertian persediaan mencakup pengertian yang sangat luas,

mencakup persediaan dalam perusahaan jasa, perusahaan dagang maupun

perusahaan manufaktur. Sedangkan persediaan dalam arti umum adalah barang

atau bahan yang akan segera dijual, digunakan atau diproses dalam periode normal perusahaan (Sartono, 1998: 557).

Persediaan juga didefinisikan sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku dasar yang menunggui penggunaannya dalam suatu proses produksi ( Assauri, 1998: 169 ). Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya barang dagangan yang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah di produksi atau barang dalam penyelesaian yang sedang di produksi oleh perusahaan dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.

Istilah persediaan dapat digunakan untuk berbagai macam arti (Ters, 1994), seperti:

1.      cadangan barang yang tersedia pada waktu tertentu (Aset tangible dimana dapat dilihat, diukur dan dihitung);

2.      daftar barang dari semua aset fisik;

3.      (sebagai kata kerja) untuk menentukan kuantitas dari barang yang ada saat ini;

4.      (untuk pencatatan keuangan dan akuntansi) nilai dari cadangan barang yang dimiliki.

4.2     Konsep EOQ

Menurut Gitosudarmo, (2002 : 101) EOQ sebenarnya adalah merupakan volume atau jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Untuk memenuhi kebutuhan itu maka dapat diperhitungkan pemenuhan kebutuhan (pembeliannya) yang paling ekonomis yaitu sejumlah barang yang akan dapat diperoleh dengan pembelian dengan menggunakan biaya yang minimal

Sedangkan, menurut Ahyari (1995 : 163) untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka perusahaan harus memenuhi beberapa faktor tentang persediaan bahan baku. Adapun faktor-faktor tersebut adalah :

1. Perkiraan pemakaian

Sebelum kegiatan pembelian bahan baku dilaksanakan, maka manajemen harus dapat membuat perkiraan bahan baku yang akan dipergunakan didalam proses produksi pada suatu periode.

2. Harga dari bahan

Harga bahan baku yang akan dibeli menjadi salah satu faktor penentu pula dalam kebijaksanaan persediaan bahan. Harga bahan baku ini merupakan dasar penyusunan perhitungan berapa besar dana  perusahaan yang harus disediakan untuk investasi dalam persediaan bahan baku tersebut.

3. Biaya-biaya persediaan

Biaya-biaya untuk menyelenggarakan persediaan bahan baku ini sudah selayaknya diperhitungkan pula didalam penentuan besarnya persediaan bahan baku. Dalam hubungannya dengan biaya-biaya persediaan ini, maka digunakan data biaya persediaan yaitu: biaya penyimpanan, biaya pemesanan, biaya tetap persediaan dan kebijaksanaan pembelian.

4. Pemakaian senyatanya

Pemakaian bahan baku senyatanya dari periode-periode yang lalu (actual demand) merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan karena untuk keperluan proses produksi akan dipergunakan sebagai salah satu dasar pertimbangan dalam pengadaan bahan baku pada periode berikutnya. Seberapa besar penyerapan bahan baku oleh proses produksi perusahaan serta bagaimana hubungannya dengan perkiraan pemakaian yang sudah disusun harus senantiasa dianalisa. Dengan demikian maka dapat disusun perkiraan bahan baku mendekati pada kenyataan.

5. Waktu tunggu

Waktu tunggu (lead time) adalah tenggang waktu yang diperlukan (yang terjadi) antara saat pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku itu sendiri. Waktu tunggu ini perlu diperhatikan karena sangat erat hubungannya dengan penentuan saat pemesanan kembali (reorder point). Dengan waktu tunggu yang tepat maka perusahaan akan dapat membeli pada saat yang tepat pula, sehingga resiko penumpukan persediaan atau kekurangan persediaan dapat ditekan seminimal mungkin.

6. Model pembelian bahan

Manajemen perusahaan harus dapat menentukan model pembelian yang paling sesuai dengan situasi dan kondisi bahan baku yang dibeli. Model pembelian yang optimal atau Economic Order Quantity (EOQ).

7. Persediaan bahan pengaman (safety stock)

Persediaan pengamanan adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out). Selain digunakan untuk menanggulangi terjadinya keterlambatan datangnya bahan baku.

8. Pemesanan kembali (reorder point)

Reorder point adalah saat atau waktu tertentu perusahaan harus mengadakan pemesanan bahan baku kembali, sehingga datangnya pemesanan tersebut tepat dengan habisnya bahan baku yantg dibeli, khususnya dengan metode EOQ. Ketepatan waktu tersebut harus diperhitungkan kembali agak mundur dari waktu tersebut akan menambah biaya pembelian bahan baku atau stock out cost (SOC), bila  terlalu awal akan diperlukan biaya penyimpanan yang lebih atau extra carrying cost (ECC). Ada beberapa cara untuk menetapkan besarnya reorder point, yaitu:

a) Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time ditambah prosentase tertentu sebagai safety stock.

b) Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time ditambah penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock.

c) Menetapkan lead time dengan biaya minimum.

4.3     Pengertian Just In Time

Just in Time dikembangkan oleh Toyota Motor Corporation tahun 1973. Tujuan utamanya adalah pengurangan biaya atau perbaikan produktivitas dengan menghilangkan berbagai pemborosan. Pengembangan yang sangat penting dalam perencanaan dan pengendalian operasional saat ini adalah JIT manufacturing yang kadang disebut sebagai”produk tanpa persedian”. JIT bukan hanya sekedar sebuah metode yang bertujuan untuk mengurangi persediaan. JIT juga memperhatikan keseluruhan system produksi sehingga komponen yang bebas dari cacat dapat disediakan untuk tingkat produksi selanjutnya tepat ketika mereka dibutuhkan – tidak terlambat dan tidak terlalu cepat.

Sedangkan manajemen Just in time adalah teknik manajemen yang pertama kali dikenalkan oleh jepang, teknik manajemen ini terkenal dengan zero inventory, yang memiliki arti bahwa perusahaan tidak memiliki persediaan, contohnya persediaan bahan baku yang akan dibeli disaat dibutuhkan sehingga perusahaan tidak mengeluarkan biaya penyimpanan bahan baku serta biaya lain yang berkaitan. Ini merupakan salah satu cara untuk menekan biaya produksi akan tetapi agar sistem ini dapat berjalan dengan baik harus didukung oleh faktor-faktor yang sangat mempengaruhi seperti infrastruktur pendukung contohnya jalan raya jika tidak tersedia jalan yang dapat dilalui oleh alat transportasi perusahaan maka akan menghambat distribusi produk serta bahan baku dari dan keluar pabrik dan supplier bahan baku yang siap mensuplai bahan baku jika dibutuhkan secara ontime jika tidak maka akan menyebabkan waktu produksi tertunda

JIT tidak hanya sekedar “zero inventory” sistem ini juga menuntut efisiensi, efektivitas dan produktivitas serta kerjasama sistem di dalam perusahaan yang bersangkutan, karena untuk memproduksi sejumlah produk tepat waktu, dengan bahan baku yang akan di beli saat dibutuhkan dan menuntut penggunaan sumberdaya secara efisien dan efektif sehingga akan mengurangi biaya-biaya variabel yang timbul akibat kesalahan produksi, sehingga jumlah produk cacat menjadi berkurang, bahan baku yang tidak terpakai juga akan semakin berkurang akan tetapi ini di imbangi dengan kualitas produk yang di hasilkan menjadi semakin baik.

Metode Just InTime (JIT) merupakan filosofi dimana perusahaan hanya memproduksi atas dasar permintaan, tanpa memanfaatkan tersedianya persediaan dan tanpa menanggung biaya persediaan. Atau dengan kata lain mem produksi item-item yang dibutuhkan saja (Nasution, 2008: 309). Setiap operasi memproduksi hanya untuk memenuhi permintaan dari operasi berikutnya. Produk tidak akan terjadi sebelum ada tanda dari proses selanjutnya yang menunjukkan permintaan produk suku cadang dan bahan tiba pada saat ditentukan untuk dipakai dalam proses produksi [Mulyadi, 2001:26].

Pembelian Just In Time (JIT) adalah pembelian barang atau bahan sedemekian rupa sehingga secara tepat mendahului permintaan atau penggunaan. Dalam keadaan ekstrim, tidak ada persediaan (barang dalam proses, barang jadi, bahan baku dasar) yang ditahan. Sistem pembelian barang secara Just In Time (JIT) dilakukan atas dasar tarikan permintaan, sehingga barang yang dibeli dapat diterima tepat waktu, tepat jumlah, bermutu tinggi, dan berharga murah. Berdasar sistem tarikan (pull system), barang yang diterima dari pembelian segera digunakan untuk memenuhi permintaan produksi dengan demikian barang tersebut tidak perlu disimpan di gudang sehingga tercapai sediaan nol (zero inventory). Adapun karakteristik dalam pembelian Just In Time (JIT) adalah tingkat kuantitas stabil sesuai yang diinginkan, penyerahan dalam ukuran lot sesuai yang diperlukan untuk kebutuhan proses produksi yang lebih sering.

4.4     Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Penerapan JIT

a.             Aliran Material yang lancar

Sederhanakan pola aliran material. Untuk itu dibutuhkan pengaturan total pada lini produksi. Ini juga membutuhkan akses langsung dengan dan dari bagian penerimaan dan pengiriman. Tujuannya adalah untuk mendapatkan aliran material yang tidak terputus dari bagian penerimaan dan kemudian antar tiap tingkat produksi yang saling berhubungan secara langsung, samapi pada bagian pengiriman. Apapun yang menghalangi aliran yang merupakan target yang haru diselidiki dan dieliminasi.

b.             Pengurangan waktu set-up

Sesuai dengan JIT, terdapat beberapa bagian produksi diskret yang memilki waktu set-up mesin yang kadang-kadang membutuhkan waktu beberapa jam. Hal ini tidak dapat ditoleransi dalam sistem JIT. Pengurangan waktu setup yang dramatis telah dapat dicapai oleh berbagai perusahaan, kadang dari 4-7 jam menjadi 3-7 menit. Ini membuat ukuran batch dapat dikurangi menjadi jumlah yang sangta kecil, yang mengijinkan perusahaan menjadi sangat fleksibel dan responsif dalam menghadapi perubahan permintaan konsumen.

c.              Pengurangan lead time vendor

Sebagai pengganti dari pengiriman yang sangat besar dari komponen-komponen yang harus dibeli setiap 2/3 bulan, dengan sistem JIT kita ingin menerima komponen tepat pada saat operasi produksi membutuhkan. Untuk itu perusahaan kadang-kadang harus membuat kontrak jangka panjang dengan vendor untuk mendapatkan kondisi seperti ini.

d.             Komponen zero defect

Sistem JIT tidak dapat mentolelir komponen yang cacat, baik itu yang diproduksi maupun yang dibeli. Untuk komponen yang diproduksi, teknis kontrol statistik harus digunakan untuk menjamin bahwa semua proses sedang memproses komponen dalam toleransi setiap waktu. Untuk komponen yang dibeli, vendor diminta untuk menjamin bahwa semua produk yang mereka sediakan telah diproduksi dalam sistem produksi yang diawasi secara satistik. Perusahaan kan selalu memiliki program sertifikasi vendor untuk menjamin terlaksananya hal ini.

e.              Kontrol lantai produksi yang disiplin

Dalam system pengawasan lantai produksi tradisional, penekanan diberikan pada utilitas mesin, waktu produksi yang panjang yang dapat mengurangi biaya set up dan juga pengurangan waktu pekerja. Untuk itu, order produksi dikeluarkan dengan memperhatikan faktorfaktor ini. Dalam JIT, perhitungan performansi tradisional ini sangat jauh dari keinginan untuk membentuk persediaan yang rendah dan menghilangkan halhal yang menghalangi operasi yang responsif. Hal ini membuat waktu awal pelepasan order yang tepat harus dilakukan setiap saat. Ini juga berarti, kadangkadang mesin dan operator mesin dapat saja menganggur. Banyak manajer produksi yang telah menghabiskan sebagian besar waktunya untuk menjaga agar mesin dan tenaga kerja tetap sibuk, mendapat kesulitan membuat penyesuaian-penyesuaian yang dibutuhkan agar berhasil menggunakan operasi JIT. Perusahaan yang telah berhasil mengimplementasikan filosofi JIT akan mendapatkan manfaat yang besar

4.5  Prinsip Dasar Just In Time

          Untuk mengaplikasikan metode JIT maka ada delapan prinsip yang harus dijadikan dasar pertimbangan di dalam menentukan strategi sistem produksi, yaitu:

1.             Berproduksi sesuai dengan pesanan

Jadwal Produksi Induk Sistem manufaktur baru akan dioperasikan untuk menghasilkan produk menunggu setelah diperoleh kepastian adanya order dalam jumlah tertentu masuk. Tujuan utamanya untuk memproduksi finished goods tepat waktu dan sebatas pada jumlah yang ingin dikonsumsikan saja (Just in Time), untuk itu proses produksi akan menghasilkan sebanyak yang diperlukan dan secepatnya dikirim ke pelanggan yang memerlukan untuk menghindari terjadinya stock serta untuk menekan biaya penyimpanan (holding cost).

2.             Produksi dalam jumlah kecil (Unitary Production)

Produksi dilakukan dalam jumlah lot (Lot Size) yang kecil untuk menghindari perencanaan dan lead time yang kompleks seperti halnya dalam produksi jumlah besar. Fleksibilitas aktivitas produksi akan bisa dilakukan, karena hal tersebut memudahkan untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian dalam rencana produksi terutama menghadapi perubahan permintaan pasar.

3.             Mengurangi pemborosan (Eliminate Waste)

Pemborosan (waste) harus dieliminasi dalam setiap area operasi yang ada. Semua pemakaian sumber-sumber input (material, energi, jam kerja mesin atau orang, dan lain- lain) tidak boleh melebihi batas minimal yang diperlukan untuk mencapai target produksi.

4.             Perbaikan aliran produk secara terus menerus

Tujuan pokoknya adalah menghilangkan proses-proses yang menimbulkan bottleneck dan semua kondisi yang tidak produktif (idle, delay, material handling, dan lain-lain) yang bisa menghambat kelancaran aliran produksi.

5.             Penyempurnaan kualitas produk (Product Quality Perfection)

Kualitas produk merupakan tujuan dari aplikasi Just in Time dalam sistem produksi. Disini selalu diupayakan untuk mencapai kondisi “Zero Defect” dengan cara melakukan pengendalian secara total dalam setiap langkah proses yang ada. Segala bentuk penyimpangan haruslah bisa diidentifikasikan dan dikoreksi sedini mungkin.

6.             Respek terhadap semua orang/karyawan (Respect to People)

Dengan metode Just in Time dalam sistem produksi setiap pekerja akan diberi kesempatan dan otoritas penuh untuk mengatur dan mengambil keputusan apakah suatu aliran operasi bisa diteruskan atau harus dihentikan karena dijumpai adanya masalah serius dalam satu stasiun kerja tertentu.

7.             Mengurangi segala bentuk ketidakpastian

Inventori yang ide dasarnya diharapkan bisa mengantisipasi demand yang berfluktuasi dan segala kondisi yang tidak terduga, justru akan berubah menjadi waste bilamana tidak segera digunakan. Begitu pula rekruitmen tenaga kerja dalam jumlah besar secara tidak terkendali seperti halnya yang umum dijumpai dalam aktivitas proyek akan menyebabkan terjadinya pemborosan bilamana tidak dimanfaatkan pada waktunya. Oleh karena itu dalam perencanaan dan penjadualan produksi harus bisa dibuat dan dikendalikan secara teliti. Segala bentuk yang memberi kesan ketidakpastian harus bisa dieliminir dan harus sudah dimasukkan dalam pertimbangan dan formulasi model peramalannya.

8.             Perhatian dalam jangka panjang.

Ketujuh prinsip pelaksanaan Just in Time dalam sistem produksi di atas bukanlah suatu komitmen perusahaan yang diaplikasikan dalam jangka waktu pendek, melainkan harus dibangun secara berkelanjutan dan merupakan komitmen semua pihak dalam jangka panjang. Dalam jangka pendek, ada kemungkinan aplikasi Just in Time dalam sistem produksi justru akan menambah biaya produksi mengikuti konsekuensi proses terbentuknya kurva belajar.

4.6     Persediaan Pada Just In Time

Just In Time adalah suatu keseluruhan filosofi operasi manajemen dimana segenap sumber daya, termasuk bahan baku dan suku cadang, personalia, dan fasilitas dipakai sebatas dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk mengangkat produktifitas dan mengurangi pemborosan. Just In Time didasarkan pada konsep arus produksi yang berkelanjutan dan mensyaratkan setiap bagian proses produksi bekerja sama dengan komponen-komponen lainnya. Tenaga kerja langsung dalam lingkungan Just In Time dipertangguh dengan perluasan tanggung jawab yang berkontribusi pada pemangkasan pemborosan biaya tenaga kerja, ruang dan waktu produksi

Perusahaan-perusahaan pabrikasi menyimpan tiga jenis persediaan : bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Persediaan-persediaan ini dirancang untuk bertindak sebagai penyangga sehingga kegiatan-kegiatan perusahaan tetap dapat berjalan mulus kendatipun para pemasok terlambat melakukan pengiriman atau bilamana sebuah departemen tidak mampu beroperasi selama beberapa waktu karena sesuatu atau hal lainnya. Persediaan-persediaan ini dirancang untuk bertindak sebagai penyangga sehingga kegiatan-kegiatan perusahaan tetap dapat berjalan mulus kendatipun para pemasok terlambat melakukan pengiriman atau bilamana sebuah departemen tidak mampu beroperasi selama beberapa waktu karena sesuatu atau hal lainnya. Namun penyimpanan persediaan-persediaan itu sudah barang tentu memakan biaya besar. Sistem Just In Time merupakan upaya untuk mengurangi atau menghilangkan persedian. Perusahaan yang mengadopsi system Just In Time ke proses produksinya mestilah merancang kembali fasilitas - fasilitas pabrikasinya dan kejadian - kejadian yang memicu proses

Produksi berdasarkan prediksi terhadap masa yang akan datang dalam sistem tradisonal memiliki resiko kerugian yang lebih besar karena over produksi daripada produksi berdasarkan permintaan yang sesungguhnya. Oleh karena itu munculah ide Just In Time yang memproduksi apabila ada permintaan. Suatu proses produksi hanya akan memproduksi apabila diisyaratkan oleh proses berikutnya. Sebagai akibatnya pemborosoan dapat dihilangkan dalam skala besar, yaitu berupa perbaikan kualitas dan biaya produksi yang lebih rendah. Kedua hal tersebut menjadikan perusahaan lebih kooperatif. Tujuan utama Just In Time adalah untuk meningkatkan laba dan posisi persaingan perusahaan yang dicapai melalui

V.           Pembahasan Berdasarkan Teori

PT. Tipota Indonesia sudah seharusnya meninjau kembali kebijakan pengendalian bahan bakunya. Hal ini mengingat permasalahan yang telah penulis sebutkan pada bab sebelumnya yang diantaranya adalah kurangnya persediaan bahan baku yang ada digudang, terjadi stock out dan adanya penimbunan bahan baku yang berlebihan.

Permasalahan tersebut diatas telah sedikit diatasi dengan menerapkan konsep EOQ pada sistem pengendalian bahan baku perusahaan. Namun konsep ini kurang optimal karena meupakan opportunity cost bagi PT. Tipota. Oleh karena itu perlu adanya penyempurnaan sistem pengendalian dengan menfokuskan dan menerapkan sistem JIT dalam sistem persediaannya. Target inventori yang diinginkan adalah sama besar dengan kebutuhan produksi. Akan tetapi terdapat beberapa parameter yang digunakan sebagai ancang-ancang dan peringatan adanya permasalahan dalam sistem inventori Tingkat inventori maksimum dan minimum ditentukan pada awal bulan produksi.

Pada dasarnya EOQ mampu membawa perusahaan untuk mewujudkan sistem JIT. Jadi,  untuk mencapai penerapan konsep JIT pada persediaan bahan baku, PT. Tipota dapat melakukan hal-hal sebagai berikut.

1. Perusahaan sebaiknya menentukan besarnya persediaan pengaman (Safety Stock), Pemesanan Kembali (Reorder Point), dan Persediaan Maksimum (Maximum Inventory) untuk menghindari resiko kehabisan bahan baku (Stock Out) dan juga kelebihan bahan baku sehingga dapat meminimalisasi biaya bahan baku bagi perusahaan.
2. Dengan quick response berarti PT. Tipota harus berusaha untuk mengantisipasi permintaan konsumen dengan segera, diimbangi dengan perencanaan pemesanan bahan baku dan pengelolaan yang berkesinambungan
3. Menentukan kebijakan tingkat persediaan penyangga masing-masing produk guna meminimalkan lead time, karena lead time satu hari merupakan sebuah peluang bagi perusahaan bahwa pengadaan kembali relatif memakan waktu yang singkat, sehingga untuk produk-produk yang tingkat fluktuasinya relatif kecil perusahaan tidak perlu terlalu khawatir dengan menetapkan tingkat persediaan penyangga terlalu besar.
4. Untuk mengoptimalkan pencapaian JIT pada persediaan, PT. Tipota dapat Perusahaan dapat menggunakan metode EOQ stokastik sebagai referensi untuk mengendalikan persediaannya, jika tujuan utama perusahaan adalah efisiensi total biaya persediaan
5. Menjaga sistem just in time yang diterapkan sehingga tidak mengalami kesalahan lagi, dan juga dengan menjaga harga dari furniture tetap stabil agar dapat mencapai target penjualannya

Referensi

Assauri, Sofyan. 1998. Manajeman Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Jakarta: BPFE UI

Ahyari, Agus. 1995. Efisiensi Persedian Bahan. Yogyakarta : BPFE

Clarissa, Irene . 2009. Makalah JIT Management. Diakses dari http://ireneclarissa.wordpress.com

Hartini, Sri. Et. al. Usulan Perbaikan Sistem Persediaan Untuk Meminimalisasi Biaya Total Persediaan Pada PT. Semarang Autocamp Manufacturing Indonesia. J@TI Undip, Vol V, No 1, Januari 2010

Nasution, Rahman Hakim dan Yudha Prasetyawan. 2008. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Graha Ilmu : Yogyakarta

Nasution, Fahmi Tagor. 2004. Just In Time dan Perkembanganya Dalam Perusahaan Industri. ©2004 Digitized by USU digital library.

---

[*] Mahasiswa Konsentrasi Manajemen Operasi Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Unair NIM : 040710652

Be Your Self

Jadilah Diri Sendiri 

Saat Mengikuti Tes Melamar Kerja

Jadilah diri sendiri...! ini merupakan suatu keharusan yang harus kita tonjolkan terutama saat akan memulai dalam meniti karir. Jadilah pribadi yang sesungguhnya dan apa adanya. Janganlah “mengklamufasekan” diri anda pada posisi yang cenderung menjadikan anda baik dan seolah-olah anda lah yang diinginkan oleh perusahaan. Pengalaman membuktikan seseorang yang sejak awal mengikuti seleksi  pekerjaan dengan tetap menjadi pribadi diri sendiri, telah berhasil dengan lancar menjalani serangkaian tes, bahkan tak banyak dari mereka yang diterima di perusahaan yang diimpikan tersebut.  Meskipun menjadi diri sendiri bukanlah satu-satunya kunci untuk mencapai keberhasilan, namun setidaknya bisa dijadikan alat bantu untuk lebih memudahkan kita dalam mengikuti seleksi-seleksi selanjutnya.

Karena jika berkaca dari fakta dilapangan bahwa, tidaklah selalu mudah bagi individu untuk memperoleh pekerjaan, apalagi di tengah sulitnya keadaan ekonomi dan lesunya berbagai jenis bisnis sekarang ini. Oleh karena itu dibutuhkan daya saing yang cukup tinggi dari setiap lulusan pendidikan tinggi untuk dapat memperebutkan lahan pekerjaan. Selain menjadi diri sendiri tentunya juga harus didukung dengan adanya kompetensi pribadi serta persiapan diri yang baik dalam mengikuti proses rekruitmen dan seleksi.

Berikut beberapa tips dalam mengikuti rangkaian tes pekerjaan yang bisa dilakukan untuk bisa lolos sampai tahapan akhir dan bisa diterima :

1.     Persiapkan aplikasi berkas lamaran secara lengkap. Susun rapi dan gali informasi berkas apa saja yang harus disertakan. Jika tidak terdapat informasi khusus dari perusahaan, biasanya yang harus disertakan dalam aplikasi adalah surat lamaran kerja, CV, , Foto copy KTP, ijazah, transkrip nilai dan foto terbaru. Hindari memakai “staples/heckter”, gunakanlah paperclip untuk menyatukan aplikasi tersebut. Dalam hal membuat CV usahakan semenarik mungkin dan mampu menunjukan nilai jual dan keunggulan anda

2.    Saat terpanggil untuk tes selanjutnya (biasanya adalah psikotes) maka hadirlah tepat waktu dan tunjukkan antusias anda terhadap posisi yang anda lamar. Dalam proses ini, umumnya dilakukan adalah melakukan pemeriksaan atau tes psikologis pada calon karyawan yang digunakan untuk meramalkan kemungkinan keberhasilan calon karyawan dalam jabatan atau pekerjaan tertentu. Oleh karena itu kunci utamanya adalah “ Jadilah diri sendiri”, jawablah setiap pertanyaan dan pernyataan yang sesuai dengan diri anda. Untuk soal pertanyaan jangan terlalu memaksakan anda harus menyelesaikanya dengan maksimal, ukurlah kemampuan anad sendiri. Sedangkan untuk soal pernyataan, saat menjawab jangan terlalu banyak dipikirkan, spontan dan pilihlah respon pertama yang menurut anda sesuai dengan kondisi anda saat ini. Jika itu dilakukan maka hasilnya akan bagus.

3.    Setelah mengikuti psokotes dan dinyatakan lolos biasanya akan terdapat FGD (Focus Group Discussion). Dalam FGD ini kembali kata kuncinya adalah “Jadilah diri sendiri”. Belum tentu orang yang vokal dan banyak berbicara dalam FGD dia yang terpilih, karena yang dinilai tidak hanyak kemampuan komunikasi saja. Berdasarkan pengalaman penulis, selama FGD jarang sekali berbicara dan menyanggah (karena pada dasarnya itulah sifat dari penulis). Namun 4 kali mengikuti FGD dengan melakukan peran yang tidak mendominasi, Alhamdulillah selalu lolos.

4.    Interview menjadi rangkaian tes selanjutnya, biasanya dimulai dari interview HRD sampai interview user yang dilakukan tidak hanya satu kali.  Interview ini merupakan suatu langkah penting yang menentukan diterima atau tidaknya diri anda dalam pekerjaan yang anda lamar. Oleh karena itu, persiapan diri anda sebaik-baiknya untuk mengikuti wawancara, antara lain dengan penampilan diri yang baik, menyiapkan berbagai dokumen seperti surat lamaran, daftar riwayat hidup, ijazah dan sertifikat lain yang mendukung. Dalam menjawab seputar pertanyaan dalam interview, jawablah pertanyaan secara jujur, jangan seolah-olah anda membuat diri anda sempurna dihadapan interviewer, karena mereka juga membawa hasil psikotes  dan CV anda, jadi apabila anda memaparkan tidak sesuai dengan yang dia baca, maka bisa jadi anda tidak akan lolos. Dan yang terpenting adalah saat interview user, usahakan anda bisa meraih hati user (calon atasan anda), bisa membangun komunikasi yang baik dan menampilkan kesan kerja sama dan keinginan untuk belajar lebih baik lagi.

5.    Setelah interview tahapan terakhir adalah medical checkup. Jangan khawatir bagi anda yang tidak memiliki penyakit yang serius, maka medchek ini bisa dikatan hanya sebagai “formalitas” saja. Namun ada juga yang gagal pada saat medcheck, semua kembali pada kondisi kesehatan anda saat mengikuti tes kesehatan

Itulah garis besar 5 tahapan tes pekerjaan yang biasanya dilakukan oleh perusahaan swasta di Indonesia. Pada dasarnya semua hampir sama, namun ada beberapa perusahaan yang melakukan modifkasi semisal terdapat tes presentasi terlebih dahulu setelah FGD. Intinya enjoy saja selama mengikuti rangkaian tes, jika anda menjadi siri sendiri maka akan diperlancar dalam menjalaninya dan ssuai dengan keinginan dan cita-cita anda. Aminnnn J